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業務量 見える化 エクセル 17

©Copyright2020 Webライターの教科書.All Rights Reserved. 一旦ダイアログボックスが閉じて、系列値が指定されているダイアログボックスが再び表示されたら「OK」をクリック, ➄次に、「期間」と「完了日」も➀~➃の手順を繰り返します。 ありがとうございました。, 「働き方改革」というと大げさですが、ちょっとした創意工夫で仕事が楽になるようなことを考えるのが好きです。, 多忙にてブログも更新できず、お仕事のご依頼にも充分にお応えできませんが、何かありましたらお問合せフォームからご連絡下さい。. おかげさまで、ツール導入の工数(ライセンス規約交渉含めかなり大きい)及び費用を合理化でき、プロジェクト終了後のメンテナンスに対応する仕組みを構築できそうです。 スケジュール管理はもちろんですが、タスクを色分けして視覚的にわかりやすくすると、日々のタスクや納期管理がスムーズに行なえます。, カレンダーアプリ「Lifebear」で会社ごとに色分けしてタスクを「見える化」する, Cドライブがいっぱいになっていませんか? そんなときはDドライブを賢く活用しよう!. フォーマットは、「グラフエリア」の任意の場所で右クリックもしくは棒線をクリックし、

シンプルに進捗管理をする王道の管理表から、時間単位、月単位、1週間だけのテンプレートやおしゃれなものまでダウンロード可能です。自分の業務に合わせて使いやすいものを選んでください。 「系列の編集」ボックスが表示されます。, ➂「系列名」にカーソルが入ったままの状態で「開始日」の文字が入ったセルをクリック 助け舟をありがとうございました。, 引継用の業務フロー図やマインドマップを作るためのソフトを探していました。 「期間」については、系列値が指定されている「系列の編集」ボックスが再び表示され「OK]をクリックすれば、横棒グラフに表示されるはずです。, ➅以上の手順が完了したら、次にグラフの左側に表示されている番号をタスク名に変更します。, 「グラフエリア」の任意の場所で右クリック→[データの選択] をクリックして「データ ソースの選択」ボックスが表示。, 右下の「横 (項目) 軸ラベル」にある「編集」をクリックすると、「軸ラベル」ボックスが表示されます。, タスクの列の一番上のセルをクリックしたまま、最後の値があるセルまでマウスをドラッグします。, この際、一番上の「タスク」という列名は含めないようにしてください。 私は社長や他の役員の秘書を兼任して行っているのですが、今回、私が所属している上司に(総務部付きです)「君の仕事の達成度が分かるように、目標を立てなさい」と、指示を受けました。成果主義…といったものかもしれません。自分なり 「見える化」という言葉について、意味はいまいちわからなくても、耳にしたことがある人は多いのではないでしょうか。, 主に製造業などで使われてきた手法ですが、今では職種に関わらず導入している企業が増えています。, その「見える化」とは一体どんなことなのか、またライターの仕事に応用する方法について、詳しく見ていきたいと思います。, 見える化とは、作業の工程や営業成績など、さまざまな情報を誰もがひと目でわかるような形にして、問題点をあぶりだすことで業務の改善点を見つけるための方法です。, 製造ラインでトラブルが起きたら「あんどん」を点灯して素早く共有する「あんどん方式」や、必要な部品や数量を書いた札を回すことによってムダを省く「カンバン方式」などがあります。, 見える化によって工程のムラ、ムリ、ムダを把握できるため、多くの企業で導入されています。, ライターの仕事は成果物で評価されますが、実際にそれを作り上げるまでの工数や工程管理がおろそかになりがちです。, 「時間をかけてもいい記事を納品したい」という気持ちは、ライターなら誰もが持っていることでしょう。, 「その記事を納品するまでにどれくらいの工程があって、どれくらいの工数がかかったか」を把握することで、ライターの仕事も「見える化」できます。, では、実際に私が実践している「工数の見える化」の方法について具体的に見ていきましょう。, 毎日のタスクや納期などを、クラウド上のカレンダーで管理している人は多いのではないでしょうか。, 私が特に愛用しているのは、スマホでもパソコンでも同期できる「Lifebear」というカレンダーアプリです。, ここでは「A社」が青、「B社」が黄緑、「〆切」がオレンジ、「休日」が紫となっています。, 複数の取引先がある場合、色でカレンダーの属性を分けておくと、その日のスケジュールがすぐにわかります。, また、新しい案件が入ってきたときに「指定納期までどれくらい余裕があるか」や「ムリなスケジュールになっていないか」ということもチェックできます。, このように会社ごとに色分けしてタスクを「見える化」することで、その日やることと「ムリしていないかどうか」が明確になります。, 工数管理を始めるようになってから、日々「どの工程に何分かかったか」ということをExcelに記録するようになりました。, それまではただ数字を入れて「●本にかかる時間は平均で●分」など、ざっくりとした工数や時給換算などをしていました。, もっと視覚的にわかりやすくできないか、と考えた結果、Excelの円グラフを使うことにしました。, 画像では「A社」と「B社」でセルの色が変わるように設定しています(黄枠で囲った部分)。, このように、対象となるセル範囲を指定し、キーワードを設定することで自由に色が変えられます。, 複数の会社と契約している場合は、このように見た目をわかりやすくすると、あとあと便利です。, 依頼元の会社名(オレンジ枠で囲った部分)、工程の種類(赤枠で囲った部分)、実際にかかった時間(黄枠で囲った部分)を使って、円グラフを作ります。, こうすると「どの作業にどれくらいの時間がかかっているのか」ということがひと目でわかります。, 円グラフのもとになるデータのうち、合計時間(黄枠で囲った部分)については、SUMIF関数を使ってそれぞれの合計時間を出すようにしています。, このように「ぱっと見ただけでどれが多いかわかる」というのは、円グラフなどの大きな利点です。, Excelで工数管理をするなら、数字の入力だけではなく、グラフを挿入するとよりわかりやすくなります。, これを見ることで「下準備に意外と時間がかかっている」や「B社の仕事をもう少し増やしたい」など、自然と改善点が見えてきます。, 「見える化」で自分の問題点を洗い出し、改善点を見つけることは、製造業だけではなくライターの仕事でも大事なことではないでしょうか。, 企業で導入されている「見える化」は、工程のムリ、ムラ、ムダを把握し、改善するために使われています。, 工数をただ記録するだけではなく、誰が見てもわかりやすくすることで「この作業にこんなに時間がかかっていたんだ!」と意外な発見があるはずです。, 自分の仕事についてより具体的に把握するためにも、工数の「見える化」をおすすめします!, 本や雑誌を読むのが好き、子どもの頃から文章を書くのが好きだった、読書感想文や作文は得意!そんな、あなたの好き!や得意なことを生かして仕事をしてみませんか?. 選択が正しければ「OK」をクリック, ➆横棒グラフを独自にフォーマットしてガントチャートにする 「データ ソースの選択」ボックスが表示されます。, ➁左下の「凡例項目 (系列)」にある「追加」をクリック 最初は「開始日」の文字が入ったセルだけでしたが、最終的には開始日の列全体を選択します。, ➃値がすべて選択された状態で、フィールドの右端にあるアイコンをクリック 業務効率化には「業務の見える化」が必須。そこで利用するのが「ガントチャート」。今回はExcelで作成する方法をご紹介。 「業務効率化」に取り組んでいるのではないでしょうか。そのためには「業務の見える化」が必須。 ©Copyright2020 デスクワーク ラボ.All Rights Reserved. タスク管理とはそもそも「タスク管理」とはどのような意味があるのでしょうか。社会に出ると急に聞くようになる「タスク」という言葉ですが、学生時代には縁がありませんでした。タスク管理について考える前にタスクの意味からおさらいしておきましょう。 趣味は音楽鑑賞(邦楽、洋楽問わず、クラシック、童謡も)、マンガです。エクセルを効率的に使う方法を紹介して、あなたのお役に立ちたいと思っています。, 初心者がエクセルマクロ(VBA)を実際に使えるようになるための徹底解説(動画つき). 前々回の記事「ブラック企業に入ったかも?と思った方へ:一つの判断材料」で、業務マニュアルの必要性と、出来たら業務フローを書いて欲しいことを書きました。, で、やっぱり精神論だけだといけないと思い、業務フローを簡単に作れるエクセルを作りましたので、ご活用ください。, 業務のプロセスをフローチャートにすることで、頭がスッキリと整理されて、仕事も整理されます。だまされたと思って、ぜひ一度使ってみて下さいね。, 使い方は単純で、シートの上側にあるボタンを押すと、その図形と矢印が出てきます。実際に行なっている業務の順番に、図形を並べていってください。, こういったチャートが何も無いより、どんなものでもあった方が良いのです。ゼロより1が良いので、あまり気にせず作り始めることが大事だと、私は考えています。, (正式には、BPMNという表記方法があるようです。大企業の方はいろいろ調べてみて下さい。), これでもう十分という方は、エクセルファイルをダウンロードして実際に使ってみて下さい!, ただ、せっかく記事を書いてもあまり読まれないと寂しいので・・・試行錯誤を繰り返して、現在(2016年5月)はこのような流れで、私は記事を作っています。, 業務フローを作ると、一度考えたことが形に残るので、次からもう一段階深い考えが浮かんでくるという効果もあります。, ブログの記事は、記事案のストックがあるので、そこから探します・・・と言いたいところですが、ほとんどは当日の思いつきです。その日に思いついたことの方が、気分が乗るんですよね。, グーグルのキーワードプランナーというツールで月間の検索回数が調べられるので、「月間の検索回数が500以上あれば書き始める」という、個人的なルールにしています。一生懸命書いても、読まれなければ寂しいので・・・です。, 検索回数が500以下の場合は、記事案をこねくって、別のキーワードとまとめられないかとか、キーワードを変更してみたりで、500以上いくか検討してみます。, (エクセルでドット絵を描く方法などは、検索回数を調べずに書き始めました。そういう記事の方が、オリジナリティがあって良い記事になりやすいんですけどね。), *2016年10月追記:この記事を書いた時点から試行錯誤して、検索回数100以上で記事を書くようにしています。少しのニーズでも、読んでいただいた方にピンポイントで役立つ記事を書きたいので。本稿とは直接関係ない情報ですが、一応追記しておきます。, 普通にグーグルで検索してみて、1ページ目に掲載されている記事をざっと読んでみます。, 読んでみて、既に書いてある記事とは別に、自分なりの付加価値がつけられるかどうかを、振り返ってみます。, 自分なりの付加価値がつけられると思ったら、実際の記事作成作業を開始して、付加価値がつけられそうになければ、また記事案作成に戻ります。, 頭の中で、「検索ボリューム確認しなくちゃ」とか、「今どういう記事があるんだろう?」とか考えているよりも、こうしてフローチャートの形にしてみると、頭の中が整理されませんか?, 頭の中にあることを、業務フローという形に「見える化」することで、仕事の順番がはっきりして、抜けモレが減ります。他の人からも、「あの人何をやってるんだろう?」というのが分かりやすくなり、仕事を分担して取り組むことができるようになります。急に病気になって休んでも、仕事が止まるということも減ります。, 自分としては分かり切っている業務でも、一度業務フローを書いてみることをおススメします。, (営業のプロからコメントをいただきまして、セールストークもフローを書いたら成約率が上がるらしいです^^), 部署をまたぐ場合は、システムが関係してくることが多いので、きちんとしたフローが書かれている場合も多いでしょう。, もし、FAXやメールベースで部署間をまたぐ仕事をしている場合は、ぜひ業務フローを書いてみて下さい。全員が同じ共通認識で仕事ができれば、仕事がスムーズに進むようになりますよ。, それぞれの図形の大きさや、文字の大きさを変更したい場合は、下記の手順で行なってくださいね。, この中で、図形の大きさを指定している部分(上図だと9行目)と、フォントサイズを指定している部分(21行目)の数字部分を変更すると、次からその大きさの図が出てきます。, それぞれの図形で、ちょっとずつコードが違うので、図形の大きさとフォントサイズを指定している部分を探してみて下さいね。, 業務フローを作成しないと退職できない!と言われ困っていた時、このHPと出会いました。

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