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itツールを活用 した 業務改善 5


All Rights Reserved. Copyright © BtoB ECカスタマイズ型パッケージ・Web受発注システム「アラジンEC」. 仕事を効率的に進めるために欠かせないのが、業務改善です。しかし業務改善の方法がわからず、実施に踏み切れないという場合も多いのではないでしょうか?そこで、業務改善の方法と5つのフローを解説。具体例として、卸売業における改善事例もご紹介します。 5.5.1 Line、Skypeなどのチャットツールの活用; 5.5.2 SNSなどの発信をボットツールなどで自動化; 6 作業時間の計測による業務改善事例; 7 会議や打合せ時間の見直しによる業務改善事例. 2020.11.11 コラム. 既存のツールに満足できない、不満な点がある場合は活用事例も参考にしつつ他ツールとの比較検討を行ってみてください。 teamsは業務効率化やコミュニケーションの活性化に非常に役立つツールです。 ここまでで多くのことをお伝えしてきました。ただ、この記事を読んで終わりでは不十分です。 なぜなら、業務改善は行動してナンボだからです。事例やポイントを理解しても、行動に移さないと業務改善はできないのです。 秋田県中小企業団体中央会様主催で秋田県内の各業界組合様向けにITツール活用法セミナーの講師を務めてまいりました。内容はコロナ禍での業務の取組について、リモートワークや各種ITツールを上手に活用していかに業務改善が行えるか、について様々なツールの紹介とZOOMのデモをしながらのWeb会議の実演をいたしました。, 組合員様や業界組合の理事さまが多かったため、まだまだITツールを活用しているとはいいがたい環境ではありましたが、様々なツールを紹介し、あきたこまちネットで実際に使用している事例などを踏まえて具体的な使い方や、改善案などを提案したところ大変好評だったようでアンケートでも大変参考になったとの意見を多数いただきました。, 特に三密を避けるために遠距離の移動自粛や直接会っての会議、採用面談ができない状況ですからZOOMの使い方はすぐにでも利用したいとの声が多く寄せられました。 2008年にモバイル系のシステムソリューション企業に合流し、尖鋭的な マーケティング支援に取り組んだ後、2011年にWebソリューション事業所属として当社に復帰し、2014年からWEB推進部の立ち上げを担う。18年近くにわたり様々なWeb系サービスに携わった経験と、顧客のビジネスモデルから事業支援を強化する視点での提案力で、多くの企業のBtoB EC・Web受発注システム導入支援に従事。, 導入されたお客様の具体的な課題や解決方法、導入後の成果など詳しくお話いただきました。, BtoB ECとEDIを、基幹システムと連携 受注処理を約1/2自動化し、残業削減, 展示会オーダーを、100%EC化 一週間の受注業務がゼロになり、週休3日制も視野に, FAX注文の伝票入力時間が、最大約10時間短縮 受注対応における、社員教育・確認時間・ミスが削減, 美容サロン・代理店からのFAX注文を、約90%EC化 BtoB・BtoCの全チャネルを一元管理, 商品単価変更や入金消込、手計算でのピッキングなどを効率化 BtoB ECも導入し、時代に合った業務環…, 特注生地の注文受付を、BtoB ECにより効率化 売上10%増と、人件費約1/3・残業カットを実現, アイル1社に販売管理やBtoB ECを依頼し、連携やサポートにも安心 取引先の業務も改善され、業界全…, Webならではの幅広い商品展開で、自社・取引先ともに売上アップ 取引先の使いやすさから、電話問合せは…, 業務の約50%が削減され、年間3,000時間の効率化に成功 仕入先と合意を重ねる仕組みで、取引が正確…, 企業間取引における役立つ情報を、専門家の解説などを交えてわかりやすく解説、発信しています。, その他ECとの違いやBtoB ECの活用パターン、注目される市場規模などについて幅広くご紹介します。, 取引先はもちろん従業員のためにも、テレワークの妨げになるアナログなFAX受注業務は改善すべきです。, 【業務改善の方法と5つのフロー】業務改善の事例もあわせて解説|BtoB ECカスタマイズ型パッケージ・Web受発注システム「アラジンEC」 働き方改革によって、業務改善、生産性の向上が求められ、スリムな経営への移行が多くの企業で進められている中、業務効率化を図ることは必要不可欠な課題となってきています。 5.5 無料ITツールの活用. 無料で使える業務効率化ツール5選. 業務改善のためのitツール活用法セミナーを開催しました(10/5) 新着情報 秋田県中小企業団体中央会様主催で秋田県内の各業界組合様向けにITツール活用法セミナーの講師を務めてまいりました。 業務改善の提案をしてみよう. 5000社以上のBtoBノウハウで企業間の受発注業務に特化した貴社専用のECを構築することが可能です。受発注業務の効率化・コスト削減・販売促進など様々なシーンでご利用いただけるBtoB ECカスタマイズ型パッケージ・Web受発注システムです。. ツールを活用して業務効率化した事例5選 ... がスムーズになった結果、より働きやすくなり、スタッフのモチベーション改善にもつながっています。 まとめ. 7.1 ファシリテーターの配置 Copyright ©  あきたこまちネットの研修・セミナー All rights reserved. ITツールを活用する前に、まずは業務を洗い出し、流れを変えたり、無駄を省いたりする、そこにうまく活用できるツールがあるかどうかを当てはめてみるのが業務改善のコツだと思います。, 試行錯誤は続くと思いますが、1年後には確実に業務負担が減りますので是非実践してみてください。. All rights reserved. Copyright © デジマチェーン. 仕事を効率的に進めるために欠かせないのが、業務改善です。しかし業務改善の方法がわからず、実施に踏み切れないという場合も多いのではないでしょうか?, そこで、業務改善の方法と5つのフローを解説。具体例として、卸売業における改善事例もご紹介します。, 業務改善とは、企業の利益、従業員の働きやすさの向上を図る施策を指します。業務が停滞してしまう代表的な原因は、「ムリ・ムダ・ムラ」の3つに大別することができ、これらの排除を目的にすることで、結果として業務改善に繋がります。, 業務改善における目的の1つは、作業量の軽減(ムリ)です。「人数に対して業務量が多すぎる」「適切な人選を行えていない」といった場合、業務に支障をきたしてしまいます。, 無駄を省く(ムダ)ことも業務改善の目的です。業務改善においては「無くす・減らす・変える」という3つの方法で無駄を削減していきます。, 例えば、「二重作業を無くす」「情報確認の工数を軽減する」「業務フローを変える」といった対処で、無駄を省くことができます。, 仕事のムラを無くすことも、業務改善に繋がります。仕事のムラとは、ムダやムリが混在している状態です。, 作業の仕方が人によって異なっていたり、タスク処理にかかる時間がバラバラであったりした場合、その業務にはムリやムダがあると考えられます。こうした仕事のムラを平準化することも、業務改善の目的です。, 業務改善の目的をふまえ、次に業務改善を実施する方法をご紹介します。業務改善を行う方法は主に以下の3つです。, 「情報が伝わっていない」「誰に聞けばいいかわからない」といった状況は非効率な業務を生んでしまいます。共有をしっかりと行い、情報の滞りを無くすだけでも、大幅な業務改善が期待できます。, 業務改善を行う場合は改善ポイントを想定しましょう。問題点を洗い出し、何が業務を非効率にしているかを、おおよそでも構わないので想定しておきます。しっかりとした改善ポイントの想定を行っていれば、スムーズに業務改善のスタートを切ることができるでしょう。, 会社内で業務改善を行う目的を設定しておくと、問題点の洗い出しをしたあとに改善する優先順位を考えることができます。逆に目的が明確化されていないと、行き当たりばったりの業務改善が行われ、結果として業務改善が意味のないものになってしまう可能性もあります。, まずは現状を把握しましょう。現場へのヒアリングやBPMN*(ビジネスプロセスモデリング)を活用することで、業務内容を可視化。現状整理だけでなく、現場の声も拾い上げ、現状を把握していきます。, 整理した現状から問題点を見つけ、列挙していきましょう。また問題点を把握したら、それを深めていくことも重要です。「なぜ問題か?」と何度も問いかけることで、より深い問題提起が行えます。, 改善ポイントを洗い出す際には「無くす・減らす・変える・聞きこみ」という4つの観点で行うのがコツです。この4つの観点から「ムリ・ムダ・ムラ」を洗い出していきます。最も難しく労力がかかる方法は「変える」ですが、システムなどを導入することで労力を減らせるケースもあります。, 洗い出した改善ポイントを基に、計画書を作成しましょう。ここで重要なのは、目標に沿った改善ポイントを計画に盛り込んでいくことです。目標に沿った改善案を計画に盛り込むことで、業務改善の方向性がブレないようにします。, 改善計画が整ったら、実施しましょう。実施の際にはKPI*の設定も忘れずに。進捗状況を評価し、現状にそぐわないと感じたらKPI、もしくは計画目標自体を適宜変更していきます。, *BPMN…国際基準の業務プロセス図の規格*KPI…最終目標に向けて設定された中間目標のこと, 上図に挙げた5つのステップを意識することで、効率的に業務改善を行うことが可能です。しかし、自社で業務改善計画を実施していくと「効果的な業務改善を行えず、結果として業務が停滞するのではないか」という不安がつきまといます。, また、そもそもこうした業務改善を行うリソースが社内にないという場合においては、対応を後回しにすることも少なくないでしょう。, システム導入による業務改善は労力を減らすだけでなく、失敗のリスクも緩和することができます。リソースの問題、もしくは業務改善計画遂行に不安を抱えているのなら、システム導入による業務改善も検討してみましょう。, システム導入によって業務改善を行うのであれば、現状を明確に把握する必要があります。ではシステム導入による業務改善において、事前に確認すべき項目をみていきましょう。, まずは、誰がどの業務を行っているのかを確認しておきましょう。また、誰が何に課題を持っているのかといった「考え方」や「価値観」も把握する必要があります。, モノは資材だけでなく、パソコンやソフトといった業務ツールも含まれます。システム導入をする際には、業務ツールの見直しも重要です。ツールを変えるだけでも業務改善の効果が期待できます。, 業務改善で「設備」というと、サービス提供を保護する仕組みを指します。そのためサービス提供にあたって必要な業務体制・企画なども設備に含まれます。設備を見直す場合には、どこまでの範囲で業務改善に着手するかを明確にすることが重要です。, 「社内の誰を巻き込むのか」「またがる部署はあるのか」といった観点で設備について考えてみましょう。, システムを導入する際には、業務フロー把握のために、業務の棚卸しをしていきましょう。現状、自社の業務フローがどうなっているか、どのような業務があるのかを明確にしていきます。, システム導入によって業務改善を行うことで、実際にどのような効果が現れるのでしょうか。卸売業の業務改善をBtoB ECシステムの導入によって行った実例をご紹介します。, BtoB ECシステムのアラジンECによって実現した業務改善事例をぜひ参考にしてみてください。, アナログな方法を無くすことで業務改善に成功した例をご紹介します。プレコフーズ株式会社では、FAXや電話でのやり取りをweb上で行うことで効率化を図りました。, プレコフーズ社はアラジンECを導入したことで、約50%の業務削減を達成。年間3000時間の効率化を実現しました。加えてこの事例では、手入力がなくなったことでミスが減少、正確性も向上しています。, シーマン株式会社ではアラジンECを導入、さらに独自のカスタマイズを加えることで見積書作成の業務改善に成功しています。取引先ごとに異なる商品が複数あり、見積もり書の作成やチェックが悩みのタネだった同社。それによって、納品までの時間もかかっていました。, アラジンECの導入によって、ネットショッピング感覚で簡単に、いつでもどこでも見積書を作成することが可能に。加えて確認工程の削減も行いました。結果として、現在では業務時間が3分の1にまで短縮。月70時間の業務削減に成功しています。, 業務改善は、的確な方法で行うことによって実現することができます。つまり、方法をしっかり把握しておくことこそが、業務改善を成功に導く鍵といっても過言ではありません。もし業務改善を検討しているのなら、ご紹介した方法と5つのフローを参考にしてみてください。, また、社内での業務改善の実施に不安がある場合や、既存の業務フローを変える手間がかけられない、という場合はシステム導入を考えてみるのもおすすめです。, 弊社が提供しているアラジンECなら、取り上げた事例のようにアナログな方法の廃止や見積もり書作成の効率化などから「ムダ・ムリ・ムラ」を削減し、業務改善を狙えます。また、カスタマイズ機能で企業に合わせたシステムをご提供し、スムーズな業務改善実施をお手伝い。もし卸売の業務改善に興味があるようでしたら、ぜひ導入を検討してみてください。, 2000年にスタートしたアイル初のコンテンツサービスプロバイダー事業に立ち上げメンバーとして入社。2年目から参加し、営業・企画・サイト運営全般で事業の成長をけん引。 「teamsを導入してみたいけど本当に自社が求めているツールなのかイメージがしづらい」 「似たような業種や規模の導入事例も参考にしてみたい!」, ツールを新たに導入する際に使用目的を決めていると思いますが、思い通りにツールが動くか不安ですよね。, 安易にツールを導入すると社内への浸透が難しかったり、ツールを使いこなせないなんてことも起こり得ます。, そこで今回は従業員1万人以下の企業でのteamsの活用事例、そして事例から見る導入成功のポイントを解説。, 最後まで読めば自社でteamsを活用し、コミュニケーションの活性化に役立てるイメージが湧くはずです!, それぞれの企業が抱えていた課題や導入後の改善点を自社に照らし合わせつつ読んでみてください。, あえて全国区に進出せずに地域密着型にすることで、やや交通の便が悪い地域にお住まいの高齢者の通院などもサポートしています。, 電話での配車依頼も多い業界のため、口頭での通話内容をログに残すことに苦労していました。, まだセンターから運転手への連絡も口頭のため、お互いに連携ミスなどがあることも悩みの種だったそうです。, しかしteamsを導入することで、通話のログを容易に残すことができるようになりました。, スマホでも使用可能なため、運転手が外出していても外部で電話や顧客対応が可能になったのも大きなメリットだったそうです。, 24時間対応の事務所で深夜帯に人が手薄になり、デスクを離れていたとしてもスマホがあれば電話の対応やログを残すことが容易になったことで大きな業務改善がみられました。, 顧客対応を迅速に行えることで、カスタマーサービスの面でも向上したのは大きなメリットでした。, 保存場所がバラバラになりがちなログをteamsで一括管理することで連携ミスも大きく減ったそうです。, 2つ目の中小企業でのteamsの活用事例は河北ライティングソリューションズ株式会社です。, 河北ライティングソリューションズは、特殊ハロゲンランプや放電ランプの開発製造を行っています。, そんな河北ライティングソリューションズはコミュニケーションにおいて様々な問題を抱えていたと言います。, 商品の情報を文章だけでなく写真やデータで送り合っていたそうですが、容量がパンクしてしまったのが導入のきっかけ。, teamsだけでなくメール容量が増えると言うことでOffice365を導入したそうです。, そしてライセンスの中に含まれていたteamsも業務に取り入れたところ、以下のような改善が見られたと言います。, 今までは遠隔地のお客様の要望を口頭で聞き、おすすめの商品を提案すると言う手法を使って営業していました。, しかしteamsの通話会議機能を使うことで、現物の写真を見せながら説明することができるようになり、営業効率が上がったそうです。, ミーティングに関しても同様で、遠隔地にいても目の前にいるかのようにビデオ会議が開けるようになりました。, さらにteamsを活用してコミュニケーションを活性化するため、ネットワークの基盤を開発している最中だそうです。, 株式会社コンセントはwebデザインやクリエイティブ開発の構築・設計・作成支援を行っている会社。, インターネット関連の普及により業務量が増え、様々な企業のサイト開発などに携わっています。, 実は既存のコミュニケーションツールはあったのですが、複数の物を導入したために統一ができない状態に陥っていました。, 特にチーム作業が多いため、ツールの統一化やデータの一元管理は大きな課題であったと言います。, しかしteamsの導入により、課題を解決しただけでなくさらなるメリットを得ることができました。, まずコミュニケーションツールを統一したことで、チームの枠を超えたコミュニケーションが活性化したこと。, 混乱を招いていたツールの統一によって、会社全体でスムーズに連携をとりやすくなりました。, またチャットやウェブ会議機能も活用し、こまめな連絡や会話をすることで業務効率がアップしたそうです。, ストレージも一元化できたので、データ管理も容易になり前者でのデータ共有を可能にすることもできました。, 既存の物では1つのツールで個人に対しての連絡ができなかったそうですが、今はteams1つで個人への連絡も可能になり、ユーザービリティの良さを実感しているそうですよ。, 生徒への共有事項や宿題の印刷などに手間がかかり、教師側も生徒側も不便を感じていたそうです。, しかしteamsを導入してからは、スケジュールの共有や連絡事項、教材の共有や課題の配布を全てツールで一本化できました。, インターネットで情報を一覧で閲覧、修正できるため教師も生徒もスケジュールのチェックが簡単にできますよね。, またteamsで課題を配布することでプリントを1枚ずつチェックするなどの手間がなくなり、採点やフィードバックの手間も激減。, 生徒間のコミュニケーションもチャットで行えるため、結果としてクラスの雰囲気が非常に良くなったそうです。, 創立以来「地域で最も信頼される住まいの窓口」を目指してきた不動産流通業を営んでいます。, 実は朝日リビングではteamsの導入前にGoogle Apps(有償版)を使用していました。, しかしメールとスケジュール機能以外は社内に浸透せず、業務改善には至らなかったと言います。, そこでセキュリティもしっかりしているOffice365への切り替えを実行しました。, 結果的に外出の多い営業マンともスマートフォンを使用していつでも連絡が取りやすい環境になった。, また情報共有がteams上で行えるため、ある程度ペーパーレス化を図れるようになりました。, 営業所が全国にあるため、どの営業所にいても同じ情報を素早く確認できるのは大きな利点だったそうです。, office365はセキュリティ機能も充実しているため、個人情報保護の観点でも安心して使用できるのも大きなメリットだったそうですよ。, teamsの活用事例から見る導入成功の1つ目のポイントは利用目的を明確にすることです。, どの事例を見ても、まずは課題を洗い出してその課題を解決できるツールを探してteamsに行き着いています。, teamsは優れたコミュニケーションツールと言えますが、自社の課題を解決できるものかどうかをしっかり検討してから導入すべきです。, まずはどんな課題があるかを洗い出し、課題解決のために必要な機能は何かを考えましょう。, teamsの機能概要を確認し、利用後に改善が見られるかどうかシミュレーションを行ってから導入するようにしてください。, teamsの活用事例から見る導入成功の2つ目のポイントは全社にteamsを浸透させることです。, 活用事例の点でも、既存のツールが浸透せず結果的にコミュニケーションツールが乱立してしまったという課題がありました。, teamsを導入しても、ユーザビリティが悪く社員に浸透しなければ同じことが起こり得ます。, これを防ぐためにはまずはteamsを実際に使用してみること、そして全社員が使用しやすい環境を整えることが必要です。, 例えば営業部署にはスマホを配布し、アプリ上でteamsを使用できるようにするなどの施策も必要でしょう。, 全社にteamsを浸透させられる使い勝手の良さがあるか、また環境を整えることができるかなども検討してから導入を決めてみてください。, teamsの活用事例から見る導入成功の3つ目のポイントは他チャットツールとの比較を行うことです。, 成功事例を見てみると、他チャットツールからの乗り換えが圧倒的に多いことが分かります。, 既存のツールがあまり良くない、足りないポイントがあることからteamsの導入に至っているわけです。, 自社で使用しているツールや他候補のツールをいくつか洗い出し、費用面やユーザビリティ、機能面で比較検討を必ず行ってください。, 課題によってはteamsが適していない場合もありますので、安易にteamsが良さそうだと決めてしまうのはやや軽率と言えます。, 同様の機能を持つビジネスチャットツールSlackなどと機能や費用を比べ、無料版のテストも行うなどしてから導入を決定するようにしてください。, こちらの記事でSlackとの機能比較も行なっていますので併せて読んでみてくださいね。, 今回はマイクロソフトが提供するビジネスチャットツールteamsの活用事例を紹介しました。, 業種は様々ですが、どの企業も社員規模1万名以下の中小企業のものに絞って紹介しています。, 事例に共通する点として目的を明確にすること・全社にteamsを浸透させること・他チャットツールとの比較を行うことが成功へのポイントということもわかりましたね。, 「なんとなく良さそう」ということで導入してしまうと、使いこなせなかったり現場に混乱を招くことにもなりかねません。, 既存のツールに満足できない、不満な点がある場合は活用事例も参考にしつつ他ツールとの比較検討を行ってみてください。, しっかり検討して導入すれば、きっと自社内の雰囲気をよくして社員が働きやすい環境を作るきっかけとなりますよ!. 【緊急】東京都23区別中小企業対象コロナ対策補助金・融資一覧≪2020年8月31日更新≫, 無料セキュリティソフトで大丈夫?有料版と差は?ウイルス対策ソフトおすすめ4本は?アフィリリンク一切なし!, コールセンターの対応者が離席している時に顧客対応ができず、カスタマーサービスの点で問題があった, デジカメやスマホの普及で写真データを送り合うことが増えたが、メールボックスの容量が不足した.

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